Réaliser un onboarding à distance en 4 étapes

En raison du contexte sanitaire actuel de nombreuses entreprises se retrouve déboussoler et face à des défis qu’elles ne sont pas forcément préparé à relever. L’une des préoccupations les plus urgentes reste le recrutement, de nombreuses structures doivent gérer l’accueil et l’intégration de nouveaux collaborateurs ayant rejoint l’entreprise peu de temps avant l’ordre de confinement et même pendant. Cela vous semble peut être mission impossible, mais n’oublions pas que nous sommes à l’ère du numérique. Voici les étapes à suivre pour réussir votre onboarding à distance.

Présenter l’entreprise et les équipes.

Voici le premier défi que vous aurez à réaliser dans votre processus d’onboarding à distance. Comment parvenir à transmettre une idée claires des activités de l’entreprise mais également des différents coeurs de métiers qui la font vivre? Ou encore comment assurer une expérience accueillante pour le collaborateur sans le recevoir physiquement dans vos locaux? Autant de préoccupation qui seront déterminantes pour la suite.

Le meilleur moyen d’atteindre vos objectifs est d’organiser moments privilégiés afin de communiquer les informations essentielles à votre nouveau collaborateur, et trouver des solutions pour que ce premier contact avec l’entreprise reste agréable et motivant en dépit des circonstances. Voici quelques conseils pour y parvenir sans accro:

• Organiser des moments de découvertes de l’activité de l’entreprises , incluant une présentation des différentes équipes et leur coeur de métier, grâce à des outils de visioconférence tel que Zoom ou GoToMeeting.
• Favoriser des sessions de rencontres avec les équipes et les départements avec lesquels les nouveaux collaborateurs seront amenés à interagir au quotidien, pour les aider à se faire une idée générale de l’environnement dans lequel ils évolueront.

Accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs à leurs équipes.

Dans cette situation, les petits rituels de bienvenu destinés à permettre aux nouveaux arrivants de se sentir à l’aise avec leurs collaborateurs sont encore plus déterminant.Dans un contexte qui crée panique et inquiétude, ces rituels permettent de regagner une certaines forme de contrôle. Ils se révèlent être des moments cruciaux pour aider à diluer le stress et l’appréhension que cette situation inédite est susceptibles de créer chez vos jeunes collaborateurs. Voici donc quelques actions à mettre à mettre en place pour assurer une intégration fluide à vos nouvelles recrues:

• Sensibiliser les manager à faire preuve d’empathie et de patience afin d’assurer une intégration efficace aux nouvelles recrues, lors de sessions de formation en ligne.
• Ne pas négliger les attentions qui sont essentielles pour donner aux nouveaux collaborateurs un sentiment d’importance et d’appartenance. Vous pouvez par exemple envoyer un kit de bienvenu via la poste ou encore encourager les salariés en poste à envoyer des messages d’accueil.
• Organiser des ateliers d’onboarding virtuels via des outils de Visioconférence afin de donner une occasion aux nouveaux arrivant d’échanger avec les équipes dans un cadre moins formel.
• Attribuer un parrain qui servira de relais de communication et donnera au nouvel arrivant une référence à qui s’adresser vis à vis de ces préoccupations et incompréhensions.

Gérer la formation aux outils technologiques de l’entreprise

En ce qui concerne la formation aux outils technologique l’onboarding est distance est un véritable défi surtout que la maîtrise des différents outils par le collaborateur sera déterminante pour la fluidité des échanges futures. Pour aider les nouvelles recrues à se familiariser avec le matériel et les outils qu’il devra utiliser, voici quelques points essentiels à prendre en compte:

• Avoir un accès immédiat à votre matériel informatique et ses différentes configurations pour pouvoir suivre l’évolution de votre stock.
• Prévoir un système de livraison pour pouvoir transférer le matériel informatique au domicile de vos nouveaux collaborateurs.
• Utiliser un logiciel de supervision du matériel informatique pour faciliter le déroulement de l’onboarding.
• Disposer d’une architecture IT en SAAS, ou avoir bénéficier d’un système VPN.
• Prévoir des séances de formation aux outils technologique en visioconférence pour faciliter la prise en main et point de suivi par la suite pour répondre aux éventuelles questions.

Adapter l’onboarding à la situation de télétravail quotidienne

Afin de proposer un programme d’onboarding équilibré il faut prendre en compte la situation de sédentarité engendré par le confinement et qui peut avoir un impact négatif sur les premières impressions du collaborateur au sein de l’entreprise. Nous recommandons donc les actions suivantes:

• Inclure des moments de pause dans l’agenda des nouveaux collaborateurs pour éviter une éventuelle saturation
• Multiplier les formats d’apprentissages et d’échanges pour combattre la monotonie et la passivité.
• Mener un questionnaire afin d’évaluer si l’environnement de travail des collaborateurs est propice à la productivité.